解答:怎么管理企业文档不被复制和拷贝?

2019-11-07 15:12:55 admin 6

在现实的企业工作当中,会产生很多的企业文档,海量的企业文档数据在管理当中,给我们带来了很大的困惑,比如:

1. 企业文档的使用没有权限管控,谁都可以随意的把自己的文档,共享给其他人员或部门使用,造成文档数据的肆意传播带来的安全隐患。

2. 员工电脑的系统或者硬件故障,造成企业文档数据的丢失,造成不可预估的损失。

3. 企业文档在公司中,可以被员工随便复制,拷贝带出公司,造成数据泄密的风险。

4. 企业文档零散存放在员工电脑,人员的离职,有文档数据交接不清的问题,造成工作衔接不畅等问题。

5. 企业文档没有安全保护和备份的措施,一旦遇到病毒或者不可抗因素的破坏,所有企业文档数据将无法找回,对企业的经营造成重大损失。

那么上述问题上邦是如何解决呢?首先,通过部署上邦文档安全管理系统,来对企业内部所有的文档资料做集中的存储和管理。具体如下:

1. 所有企业的文档资料全部集中存储在本地软件服务器,并设置本地文档的自动备份功能,软件会自动对本地创建的文档,自动上传到软件服务器,防止企业文档的丢失和破坏。

上邦

2. 对集中存储的文档设置使用权限,不同的人员使用不同的文件权限,规范管理企业所有文档,保障安全规范使用。

3. 支持企业文档知识库的管理,通过权限,可以随企业所有文档的在线搜索查询,提供文档使用效率。

4. 对于集中存储的文档,设置安全策略,可以禁止文件复制,禁止编辑,禁止打印,禁止截图,禁止下载等控制,保护企业文档的安全性。

5. 并且系统内对文档的所有操作,都有日志记录,为规范使用和事后追溯提供保障。

上邦

这就是上邦文档管理软件的主要价值,如果您有不同的需求和见解,欢迎和我们沟通。



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