如何做好企业文件管理?企业文件管理的方法有哪些?

2019-09-14 18:22:25 35

  信息化时代,大多数的企业存在海量的电脑文件,无法做到有效科学的管理。那么海量存储各自电脑上的资料,该如何来管理呢?首先,我们从不同的管理需求上出发,使用不同的管理办法来实现,帮助企业安全高效的管理企业文档。

一、如果只是解决企业文件共享的问题,可以使用Windows服务器的文件管理功能,来实现文件的共享。

1.1准备一台电脑,最好安装windows 2008 R2及以上版本操作系统。

1.2服务器设置固定的IP地址,并创建共享磁盘。创建方法见教程:https://help.shangbon.com/?p=335

1.3设置好共享文件夹后,在服务器上创建多个账号,在共享文件上点击右键安全,设置不同账号对于此文件的访问权限,比如:读,写,访问等权限。

此种方式最简单方便,但也有很多弊端,比如:共享文件没有自动备份功能,大多数人员的系统访问共享文件夹,有各种问题(主要是系统问题),共享文件夹使用的端口,容易被勒索者病毒利用。安全性不高。可以通过在此服务器上开启FTP功能。来替代共享文件夹的方式。服务器管理器--服务器角色--IIS--FTP安装即可。

二、如果不仅仅想解决共享和存储的问题,还需要解决外网访问和访问权限的问题,数据备份文件,并且使用人数很多,预算1万左右。那么可以使用NAS服务器来做。

2.1购买一台NAS服务器(在网上或找我们咨询购买),常用品牌有铁威马 、群晖、威联通等。

2.2安装NAS系统并按照教程部署,然后新建使用人员账号信息和文件访问信息。

2.3所有人员安装NAS客户端程序,并设置好自动同步备份功能。

2.4所有人员使用分配的账号本地或者远程(使用NAS自带域名)访问NAS。

2.5最终实现所有人员的文件,自动备份到NAS,并使用分配的权限访问NAS,可以设置不同人员对文件的“可见、上传、导出、删除”等权限。

这种方式要比共享文件夹和FTP更便利和强大。能支持Windows  linxu  mac等多个系统的访问,实现文件的集中存储,文件协同(仅限于office)、文件的自动备份、文件的远程访问等功能。当然也有弊端,对操作NAS的管理人员技术要求高。

三、如果您的企业文件管理需求,除了文件共享、文件备份、远程访问等,还有大文件发送,跨国传输、高安全防护、客户文件分享、文件分发汇总等高级需求。可以使用专业文件管理系统软件来实现。

3.1主流的文件管理系统软件有联想网盘(公有+私有部署)、亿方云(公有云部署)、德雅文档管理系统(私有云部署)等。

主要功能如下:

文件分发和收集

文件的分发和收集,降低沟通成本,异地工作不再是阻碍。

 文件分发

可创建文件夹,邀请相应成员,轻松下发更新政策文件、产品资料、活动资料等文件,大幅提升工作效率。

 文件收集

可发起文件收集邀请,被邀请人只需将文件上传到指定文件夹中,大大减少了文件传送、接收时间。

 文件隐私保障

在自动收集过程中,受邀请人之间的文件互不可见,并且只能访问自己上传的内容。


沟通协作

支持多人同时在线编辑、文件评论和消息提醒,让协作更高效。

 多人同时在线编辑

支持文件在线编辑,支持多人同时编辑同一份文件,多人协作开展工作。

 文件评论

可对文件进行评论,评论内容随时可查,还可@相关人员,排除聊天群组中的噪音干扰,工作更聚焦。

 消息提醒

亿方云支持实时消息提醒,如文件评论、分享消息;支持文件订阅,文件修改或更新时推送信息。

文件共享

轻松与同事或合作方一起同步共享文件,获取最新进展。

 内外部共享

根据项目需求,与同事或合作方等外部人员建立共享文件夹,保证多方信息同步。

 实时分享

销售人员可随时随地将文件分享给客户,大文件一键分发,提升业务能力。

 多端同步

支持手机、PC、平板等多个终端的文件在线访问和预览,随时随地查看最新文件。

文件集中管理

统一管理成员权限及文件夹结构,解决企业文件散乱问题。

 组织架构

只需将人员按照组织架构划分好,部门文件夹和人员权限全部对应架构自动生成。

 权限设置

对不同成员设置所有者、编辑者、上传者等7级协作级别,保证文件安全前提下实现各种协作需求。

 操作记录

所有成员任何文件操作均有动态记录和操作日志,人为的破坏数据行为可追溯。

文件实时同步

保证所有设备中的文件版本一致与同事或合作方同步文件。

 实时同步

不用手动发送文件,节约员工的宝贵时间,无感知实现企业文件汇聚。

 自动更新

多人可以在不同地点、使用不同设备共同访问同一份文件的最新版本。

关于以上的具体方案,都可以来电咨询我们。


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