文档管理系统的基本构架!!!!!

2018-06-04 15:52:22 admin

文档管理的重要性

一直以来,有很多的人都在说文档管理的重要性,最耳熟能详的莫过于软件项目中的人员变动以后后面的人无法识别之前的代码,或者识别的成本较高。事实情况是,就算人员不变动,时间长了,当时的编写者也不会记得当时的思路是什么,因为时间会消磨一些东西,另外每个人的想法和思维方式也在发生变化。

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一个项目组织在进行一些想法的沟通时,由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的最终实现方案的认知上存在差异,最终落实到方案上也会有所不同,通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知,减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也可以给参与者更多思考的空间。

为了达到一个好的沟通交流方式,我们需要各式各样的文档,在现实的项目管理过程中也确实存在了大量的文档,每个人都认为文档是重要的,但是当真正文档到来的时候又开始困扰了,会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的,更是麻烦的,原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦,需要对应好格式,需要不同人员的审核和认可,难免就会觉得麻烦;而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高,真正想要的文档不知道到哪里去找,不同的文档说法不统一,等等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。

或许是印证了一句话,叫做事情做的没有头绪的时候就想到了管理,对于那些各式各样的文档同样不会例外。在文档管理的过程中,需要把握住一些重要的原则和方法,这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的。

2 文档模板的管理

面对各类纷繁复杂的文档,如果各式各样,每个人一个风格,不论从美观性和可读性上都会有影响,所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板。

在建立文档模板时,需要对一些格式进行要求,需要将一些基本的要素固化到文档模板中,确保文档需要的内容能够在文档中体现,例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。

在建立文档时,要注意做好文档的分类,各种分类有一个清晰的定义,使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档,需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板,如果是使用信息系统方式进行模板管理,最好能够在首页进行一个连接,或者是让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时,需要含有一个共同类,或者叫做公用类,因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现,也会有一些无法进行分类的文档,这个时候就可以通过共同类进行管理。

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对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者,并做好版本管理。

3 文档目录的管理

为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档,需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系,主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。

在进行文档管理前,需要对不同的文档建立一个分类,建议不同的分类可以便于文档的查找,也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理,还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制,因为文件夹管理的特殊性,需要注意其权限管理的简洁化;如果是采用信息系统管理,需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找,文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。

对于文档,需要建立一套索引机制,这里之所以特别提出索引机制,是因为在日常的文档使用中,会发现一些很多类似的文档,或者类似的内容说明,由于不同的撰写者会对一些基本的概念或者原则的说明会存在一些差异,这个时候就需要能够有一个索引来明确什么是最准确的,这一点在项目管理过程中特别重要,因为一个项目组往往会不时的发生一些变动,后来人面对多个说法时很难知道什么是对的,同时一些实际情况也会发生变动,一些说法也需要进行修正,而之前的一些文档也无法进行更正,所以这个时候也需要有一个索引来明确正确的说法,这一点问题也可以通过文档版本的管理加以改善。另外对于那些纷繁复杂的文档,有些只是事务性的,通过一个索引的方式,可以将一些重点的内容放在一个突出的位置,便于进行检索和阅览。

不论是文件夹方式还是信息系统方式,都需要注意对文档的权限管理,特别是对一些归档的文档,避免归档的文档被不正确的修改或者删除。

 4 文档的命名规范

各种文档,如果名称多样,或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便,需要建立一套有效的命名规范体系。

对于文档的名称,首先需要名称能够容易识别,有些使用者不是很注意文档的名称,经常直接用文件的默认名称,或者就是一个自己的姓名、项目的名称等,其他的使用者很难识别是什么类型的文档。

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在文档的使用过程中,可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字,例如将要求将文档的类别放在文件名的头部,对于月度性的文档,规定头部必须放某年某月,等等。

对于一些分不同版本的文档,可以要求分不同的版本进行管理,文件名称中注明版本号,对于终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识,这样可以明确其重要性和权威性。

这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰,使用者在查找时也较为方便。在进行文档的交互调整过程中,也可以增加一些日期或者修改者的标识来进行传递,主要的目的在于能够唯一识别一个文档,减少互相沟通的障碍。

5 文档的变更管理

文档在使用过程中发生变更是很常见的现象,对于发生变更的文档,需要通过手段加以约束,最常用的方法就是版本的管理,对于形成的文档及时进行归档保存。

文档发生变更时,需要能够做到两点:第一,文档有清晰的变更记录,主要是针对变化的部分,不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍;第二,文档的最终版本要能方便的阅览,如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。

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在文档发生变更时,需要能够通过必要的途径通知相关人,例如通过邮件通知或者公告通知的方式,避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档,在实际操作环境中,ISO9000管理使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴,当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理。

6 文档的审核制度

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很多文档作为一种指导性文件,需要有一定的严肃性和权威性,因而对文档进行必要的审核是必须的。

文档的审核时机一般为文档建立时和文档发生变更时,对于文档的适用范围的变更也应该进行必要的审核。通过文档的审核,可以检查是否存在错误的事项或者一些不合理的事项,撰写者和审核者所处的岗位不同、知识结构不同,对于一个文档如何撰写的角度和看法也会不同,在后续的审核过程中能够很好的进行文档的校正。同时,文档的审核机制也可以明确各自岗位的责任。

 


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