解读:如何防止公司外发的图纸文件泄密?

2020-12-09 16:23:50 admin 50

  在现实工作中,我们经常和企业外部的单位或者个人,发送一些企业内部的文档或者图纸,进行工作上的沟通和交流,而本企业又担心外发出去的图纸或者文档,被对方随意的扩散,造成数据泄密事件的发生,对于这种使用场景,上邦建议可以通过以下几种方式来解决:

1、发送的办公文档,如果涉及到公司经营的敏感信息,需要进行数据脱敏后发送,如果可行,并添加上公司水印,备注上涉密追责等信息。

2、发送的图纸文档,没有十分必要的情况,严禁发送二维或者三维原图,用于外协加工的图纸,可以把二维CAD图纸转换成PDF格式发送。

3、对于涉密的图纸文档在发送的时候,可以先通过上邦加密软件加密,在加密后的文件上,设置外发的权限控制,比如使用时长,打开次数超过此限制后,就自动销毁无法使用。这样发送出去的图纸文档,就不用担心对方二次扩散泄密了,因为这些文档只能在他们的电脑上使用,并受此限制,他们转发给别人,在别人的电脑上是无法打开此文档的。

上邦-加密软件|文档管理

4、还可以把需要外发的图纸文档,放到上邦文档管理系统里,通过把此文档的链接分享出去,这样对方只能通过此链接查看文档,并不能下载或者传播此图纸文档,才能达到防止外发图纸文档泄密的效果。


总结,外发的文档一定做好脱敏审核,符合外发标准的文档才能外发,并且涉密的图纸文档外发,要设置外发的使用时效性,防止对方二次传播泄密的可能性。

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