海量数据在设备上存储管理

2017-11-05 16:08:14 admin

为企业提供最专业文档管理解决方案—做企业私有云盘,积累知识财富

HOLA文档管理系统

基于知识管理理念而研发的一套用于文档管理、知识管理的软件系统,解决文档分散、文档传递不可控的根本原因,帮助企业构建集中的海量文档管理平台,对文档进行全生命周期管理。为企业搭建功能强大的文件数据存储共享平台,一站式满足文件存储与管理、协同分享、移动办公等不同的业务需求。打造安全、高效、便捷的文件使用环境,帮助企业节省运营成本,优化管理流程,提升业务处理效率。

集中管理

在线管理所有类型文档,快速汇总分发,上传文件大小不设限,还能在线预览办公文档及图纸、图片;
无需手动操作,支持将客户端文档自动备份到企业云盘,保留文档的历史版本,随时恢复误改、误删文件;
多种检索模式,支持关键词搜索、文档分类检索、元数据检索等,支持用户在海量数据中快速查找;
支持存储空间按需分配、弹性扩容,多重容灾备份、硬盘加密存储、避免数据存储风险。

文档安全管理

维护文档的多级权限体系,可设置文档的只读、下载、拷贝、编辑、打印等权限,支持对非权限内的文档进行借阅;
工作过程中的所有信息,都将自动汇聚到云存储之中,并且有严格的授权保护以及完整的访问记录,安全可靠,永不丢失;
支持多工作区管理,可以为业务相对独立的各个事业部设置相对独立的工作区,保证业务的独立性;
多级访问权限、两级回收站、系统审计日志和统计报告,让企业云盘安全、可控、可追溯。

超大文件极速传递
用户可制作文档的安全链接,发送给同事或企业外的第三方,降低了文档在网络上的传输量,并提高了文档的安全性;
链接可设置访问密码和有效期,设置权限为只读、下载或打印,以及允许操作的次数,云平台会保留文档的操作日志;
可将公开的文档发布到企业网站,无需帐号密码,即可匿名访问特定的文档或文件夹;
安全链接与邮件、短信、即时通讯工具有机整合,自动发送云盘消息。

移动办公

在线预览

支持Android、iOS、Windows等多种主流终端,随时随地访问、查询云端文档,轻松实现移动办公;
跨终端智能同步,各平台文档与云端自动保持一致,用户在任一设备对文档进行增删或评论,都会实时更新到其他设备;
社交化分享,可随时随地通过邮件、短信、微博、微信等方式快速将文件分享给他人。
团队协作
多方对同一文档修改后,会生成多个历史版本,可任意追溯。用户可通过评论功能交换协作意见,或者订阅自己关心的文档; 支持多组织协作、项目团队协作,以及与第三方合作伙伴临时组建文档共享空间,快速分享文档、协同办公,提高工作效率;

发起文档流程,审批或会签一份文档/图纸;

Outlook 延伸功能插件,帮助用户将邮箱里的邮件、联系人快速备份到云端。

支持200多种文件直接在线预览/播放

doc、docx、xlx、ppt、pdf、JPEG、PNG、exe等市面上主流格式预览,无需下载到本地。
ISO文件管理 | GMP文件管理

在市场竞争日趋激烈的今天,优质的产品质量和高效的企业管理是企业取得市场先机的关键。HOLA系统帮助企业加快体系文档的流程审批过程,保证文档版本的一致性,

提高文档查询的效率,

实现ISO文件的全程电子化管理,为企业提高效率、节约人力成本、推进质量管理理念的落实。
HOLA对企业文档进行安全的集中管理,对质量文件的建立、更新、审批、会签、回收、借阅和下发过程进行控制,就文件更新、审批、待办任务发送通知,督促办理,

加快事务处理进程;

HOLA可以自动生成文档编号,确保员工访问文档的最新版本,同时保存文档的旧版本和所有访问、修订日志;HOLA强大的搜索引擎可以作基于文档属性、编号、

版次等多维度查询,

支持文件内容搜索,记录文档引用关系和提供纸质文档电子化管理。
制订、修订、取号
多人协作制订、修订文档,通过任务推送,主动通知责任人。支持文档的多版本管理。支持调取模板创建文档,支持在线编辑文档。
系统能够依照规则自动生成文档编号,并将编号自动添加到文档。
会签、审批

多部门评审文档修编意见,会签文档新编、修订内容。修订好的文档按照文档管理办法进行逐级审批,流程中发送通知给审批责任人,发起人可查询审批进度。

文件分发
支持电子文件分发和纸质文件分发管理。依照权限逐级分发电子文件,自动通知到人,并保留分发和学习记录。可以控制纸质文件的打印份数,制定分发、回收任务,

记录分发情况。

培训

系统记录在线学习、培训情况,提供分项统计报表,监督员工在规定时间完成学习。
通知

发布各种通知:修订文件、新版本发布、培训通知等。通知方式多样:邮件、短信、RTX、企业微信等。
搜索

对文件内容进行模糊检索、全文检索,及索引卡检索,检索的内容可以是发布时间、审批人、文件版本、文件标题和正文。为了保障安全,搜索被限制在用户权限范围内进行。
纸质文档电子化
将纸质文档扫描、OCR,并按照一定规范存储到文件系统中。

统计

提供文档量、分布情况、新发布文档的统计;提供权限报告、手册使用情况报告等。

灵活、强大、易管理的安全特性
HOLA企业内容管理系统采用了当今最高端的安全技术为企业保护其知识资产。HOLA系统在系统层、网络层、数据层,及应用层(文档/工作流/流程)提供多级安全控制措施。
用户权限设置
支持非专业人员的管理员权限,不再由系统管理员进行集中的权限管理,避免过多的高级权限赋予IT人员。HOLA支持为各个组织、项目指派管理人员,委托他们进行管理。

这大大优化了系统管理的可操作性。管理员端登陆界面只能对系统进行配置、增减用户、功能设置,但是没有文档访问的权限。
细粒度的文档访问控制
HOLA系统可以控制所有的对于文档的操作权限,可针对文档柜、文件夹、甚至单个文档分配权限;可为其设置不同的安全级别,例如:上传、下载、阅读、打印、修改、

版本增加、移动、删除以及匿名访问等等。
可按照公司的组织结构,为用户分组,成组分配权限,简化权限的分配和管理。系统也支持直接针对个人授权。
操作追溯 – 完整文档访问日志

HOLA自动记录完整的审计线索历史,随时记录系统中每个用户进行的所有操作,包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。
防打印、防下载、防拷贝 – 文档播放器
通过使用HOLA文档播放器可禁止用户下载、编辑、打印、拷贝文档。由于用户通过HOLA文档播放器访问文档,而不是客户端应用软件,从而避免受保护的信息意外遗留

在客户端设备上,控制企业秘密文档的扩散。Viewer 支持的格式包括word、excel、powerpoint、pdf、jpeg等。
CURL – 安全链接
独有的网络内容定位标识(CURL)技术,文档可通过系统生成的唯一URL方式访问,客户只需简单点击CURL链接,即可访问文档。 唯一URL可被嵌入某一邮件、

表格或其他外部对象。
可以有效地减少网络上的文档传输量,并保证文档的安全查看。 并不需要一层一层打开文件夹目录。既避免了寻找文件夹下面文档的麻烦,又在安全性能上面得到了保障。

因为无法看见文件夹结构,从而避免了该文件夹中其余文档外泄的风险。而且CURL链接是通过加密算法发出,客户无法通过收到的CURL链接逆推出文件夹中其他文件位置,

从而也不可能访问文件夹中其他文件。
集团与分公司与合作伙伴协作区分隔离
支持多工作区模式,对使用者的操作范围、使用功能、数据查询进行完全隔离。
防黑客攻击 – 数据传输加密
HOLA系统可以提供基于SSL的信道加密措施,SSL采用128位加密算法,使网络传输的信息变成密文,这样,即使信息被截获,按照现在的技术也很难被破译。
防灾难性数据丢失 – 服务器备份
HOLA系统的数据和文档可以进行定期定时的自动备份,备份可以是在单一的服务器上的不同硬盘之间备份,也可以在网络上的不同服务器之间备份。
防错误删除 – 回收站机制
HOLA系统提供回收站机制,任何文档,邮件或其它信息被删除的时候都首先进入回收站中,直到清空回收站时才真正被删除,有效减少由于用户误操作造成的信息损失。
数据完整性 – 文档版本管理

所有文档阶段性的历史版本都将存档起来,供将来查阅。HOLA支持高级的版本管理功能,包括版本回滚、文档同步等功能。


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