内容管理平台在企业中的重要意义

2018-01-23 14:13:14 admin 37

内容管理平台

  
 
文件管理软件
 
  数据有结构化数据和非结构化数据之分,其中“企业内容管理平台”主要管理的是“非结构化数据”。企业内容管理是在企业中用于获取、管理、存储、保留以及运用内容的技术、工具以及方法。最基本的ECM工具和策略允许组织对非结构化数据进行管理,例如各类电子文档、业务凭证扫描件、网页、CAD图纸、照片和音视频文件等。内容管理平台的重要性体现在非结构化数据在企业所有数据中所占的比重非常大、并且它们所起的业务价值也非常大。
 
  企业内容管理平台的价值意义
 
  “内容管理平台”与“档案管理系统”的区别和关系
 
  “档案管理系统”并不等同于“内容管理平台”,如果将“内容管理平台”比作一个柜子,那么“档案管理系统”就如同柜子中的某一层的一个特定的抽屉,这个特定抽屉,加了密码锁,专门用于存放贵重物品。就像柜子中这个被赋予指定功用的抽屉,“档案管理系统”只能按照国家档案法及企业档案管理相关规定,针对性地严格管理那些能称得上“档案”的少数非结构化数据。因此“内容管理平台”是一个综合平台,而“档案管理系统”是一个具体应用。如果企业建设了“内容管理平台”,当然也可以在其之上建设一个“档案管理系统”应用。
 
  “内容管理平台”与业务应用系统的关系
 
  此外,“内容管理平台”是一个技术平台,能够为平台上的其他业务应用系统提供数据管理与使用的能力支持。这里,我们把“内容管理平台”比作柜子,各个“业务应用系统”比作抽屉,就不合适了。我们去这个“抽屉”拿东西,东西却不是直接放在“抽屉”里的,“抽屉”只是一个入口,但我们伸手去“抽屉”里取的时候,却可以快速取到自己想要的东西。这是因为,更多的时候,文件数据是由各种“业务应用系统”通过调用“内容管理平台”提供的集成接口(API)进行自动存取的。如下图所示:
 
文档管理系统
 
  谈到“内容管理系统”与“业务应用系统”的连接与集成,需要至少考虑三个层面:内容支撑、内容沉淀、以及跨业务系统的内容利用。“业务应用系统”需要非结构化数据时能够便捷地从“内容管理平台”获取,这就叫“内容支撑”。能够高效、有序地确保业务应用系统里的非结构化数据录入到“内容管理平台”,这就叫“内容沉淀”。最后一点,做好“跨业务系统的内容利用”的设计也十分重要,例如,公司办公室的同志以word文档形式写了一份规章制度上传至“内容管理平台”,公司员工在办公门户网站上应该看到这份规章,而且最好是网页格式的,下载下来最好是pdf格式的,甚至还要打上公司水印。
 
  “内容管理平台”与“大数据平台”的区别和关系
 
  “大数据平台”与“内容管理平台”也容易让人混淆。数据价值的低密度是“大数据平台”的核心特征之一,这就决定了相应的管理手段是“粗放的”;而“内容管理平台”所管理的是高价值密度的非结构化数据,提供诸多精细的查找、操作、使用、集成、监控分析等功能。两者间的差异还体现在,“大数据”不全是非结构化的,既有大的非结构化数据,也有大的结构化数据。当然,两者间也是有关联的,主要体现在经过整理和提炼后的某些大的非结构化数据可能会交给内容管理平台进行管理。如下图所示:
 

 
  企业级的“内容管理平台”在企业整体信息化建设架构中是个不可或缺的部分。因此,企业在进行IT建设规划时,千万不要忘了“内容管理平台”这个重要的角色。功能强大,场景丰富的企业内容管理平台,有助于企业充分挖掘数据价值,连接与支持业务,节省运营成本,优化管理流程。


免费试用