质量体系文档管理

遵循ISO国际质量管理体系的文档标准,对文档进行全生命周期的电子化管理 帮助企业实现ISO文档“三化”管理,达到植入制度、固化结构、追根溯源的目的。符合ISO质量体系管理标准,确保文件安全合规。

对应中大型企业来讲,在对企业文档知识管理的同时,对企业文档的管理,有更高的要求,需要满足行业内的认证规范,有规范科学的文档质量体系管理要求。所有的ISO文件将实现全生命周期的严格管控,包括文件的创建、审核、培训、发布签收、执行修订、归档、回收废止

问题场景

1ISO文档分散,无法集中管理

2 文档信息不规范:编号重复等

3 ISO文档查找不便,耗时耗力

4 版本管理混乱,新旧版本混淆

5 审批过程繁琐,效率低下

6 无法及时分发与反馈

7 纸质文档,浪费资源

8 文控人员工作繁重,压力山大

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产品功能

ISO文件管理 | GMP文件管理

在市场竞争日趋激烈的今天,优质的产品质量和高效的企业管理是企业取得市场先机的关键。文档系统帮助企业加快体系文档的流程审批过程,保证文档版本的一致性,提高文档查询的效率,实现ISO文件的全程电子化管理,为企业提高效率、节约人力成本、推进质量管理理念的落实。

文档管理系统对企业文档进行安全的集中管理,对质量文件的建立、更新、审批、会签、回收、借阅和下发过程进行控制,就文件更新、审批、待办任务发送通知,督促办理,加快事务处理进程;文档管理系统可以自动生成文档编号,确保员工访问文档的最新版本,同时保存文档的旧版本和所有访问、修订日志;文档管理系统强大的搜索引擎可以作基于文档属性、编号、版次等多维度查询,支持文件内容搜索,记录文档引用关系和提供纸质文档电子化管理。

制订、修订、取号

多人协作制订、修订文档,通过任务推送,主动通知责任人。支持文档的多版本管理。支持调取模板创建文档,支持在线编辑文档。

系统能够依照规则自动生成文档编号,并将编号自动添加到文档。

会签、审批

多部门评审文档修编意见,会签文档新编、修订内容。修订好的文档按照文档管理办法进行逐级审批,流程中发送通知给审批责任人,发起人可查询审批进度。

文件分发

支持电子文件分发和纸质文件分发管理。依照权限逐级分发电子文件,自动通知到人,并保留分发和学习记录。可以控制纸质文件的打印份数,制定分发、回收任务,记录分发情况。

培训

系统记录在线学习、培训情况,提供分项统计报表,监督员工在规定时间完成学习。

通知

发布各种通知:修订文件、新版本发布、培训通知等。通知方式多样:邮件、短信、RTX等。

搜索

对文件内容进行模糊检索、全文检索,及索引卡检索,检索的内容可以是发布时间、审批人、文件版本、文件标题和正文。为了保障安全,搜索被限制在用户权限范围内进行

纸质文档电子化

将纸质文档扫描、OCR,并按照一定规范存储到文件系统中。

安全

分使用部门,对手册逐级授权,权限设置可以具体到某个文档,某个版本,允许对文档进行的操作,如:阅读、下载、打印、分发、删除、升级等,从而避免文档被误操作,降低机密文档被盗风险。

统计

提供文档量、分布情况、新发布文档的统计;提供权限报告、手册使用情况报告等。

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